Proceso administrativo

•            Planeación

La planeación es el primer peldaño del proceso administrativo y se define como:

o    la definición de objetivos o resultados a alcanzar, al igual que los medios para realizarlos.

o    Trazar las metas para fijar dentro de ellas acciones

o    Seleccionar misiones y objetivos, y decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos

o    Requiere tomar decisiones, es decir, elegir una acción entre varias alternativas para alcanzar los objetivos

Es bien sabido que la planeación, aunque es uno de estos peldaños, ha recibido una fuerte crítica debido a que en un mundo tan cambiante es imposible planear por completo el futuro y responder a este. Aunque ciertamente el objetivo primordial de la planeación es minimizar en lo posible el riesgo y el nivel de incertidumbre ya que esta nunca será igual a cero.

Ahora bien, la planeación es un factor importante debido a que se necesita para responder en forma efectiva a los cambios y conseguirlos, es utilizada para optimizar los recursos, se emplea para poder orientar todas las decisiones y los colaboradores tengan claridad de hacia donde se enfocarán los esfuerzos y por último se tiene en cuenta porque facilitan la identificación de los empleados con la empresa, motiva a reducir la incertidumbre y aclarar lo que es importante conseguir.

La planeación no se limita solo a la alta directiva, en ocasiones, Requiere de participación de personas que laboran en la empresa. Los tipos de planeación que se suelen emplear son:

v  Misiones y propósitos

o    Identifican la función o las tareas básicas de una empresa o dependencia, o de cualquiera de sus partes

o    Todo tipo de operación organizada tiene o debería tener, si es coherente, una misión o un propósito

Viéndolo de otro modo, lo que se debe tener en cuenta a la hora de elaborar la misión es describir el propósito básico que da sentido a la propia existencia de la organización, se debe señalar claramente las áreas de prioridad para la empresa, así como se deben agregar valores esenciales y tener una relación directa con quienes participen de esta misión

v  Objetivos o metas

Los objetivos son los fines hacia los cuales se dirige la actividad; no sólo representan el punto final de la planeación, sino el fin al que se dirige la organización, la dirección y el control, conceptos que se mostrarán más adelante. En palabras más sencillas, son los resultados deseados en un horizonte de tiempo. Es muy importante tener en cuenta que este objetivo de ser claro, preciso, mediable y realista

v  Estrategias

Este apartado nos dice que esta es  la forma en que se determinan los objetivos básicos a largo plazo en una empresa, la instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos, haciendo alusión a que esta es la mejor forma de llegar a los objetivos

v  Políticas

Estas son declaraciones o interpretaciones generales que orientan o dirigen las reflexiones para la toma de decisiones. No todas las políticas son declaraciones a menudo sólo están implícitas en las acciones de los gerentes. Aunque estas tienen un problema y es que enfrentan los gerentes es el asegurarse de que los subordinados no interpreten como política decisiones gerenciales menores que no tienen la intención de servir como modelo.

Aunque su lado positivo sigue en pie y es que las políticas deben ser consistentes con un objetivo y ayudan a que este se cumpla, ayudan a solucionar problemas antes de que se vuelvan serios, hacen innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta

v  Procedimientos

Los procedimientos son rutinas o normas que describen de forma detallada las secuencias de actividades que deben llevarse a cabo para que sea posible cumplir un objetivo. Estos intentan reducir al mínimo las posibilidades de error y, para ello, definen con precisión el comportamiento a seguir.  Al contrario de las políticas, los procedimientos no dejan ningún margen de autonomía para quienes toman las decisiones.

v  Reglas

Estas establecen las acciones específicas necesarias, o su ausencia, para evitar que existan desviaciones; casi siempre son el tipo de plan más simple. La finalidad de una regla es manifestar una decisión gerencial sobre si cierta acción debe seguirse. Estas se diferencian de las políticas en que estas últimas tienen el propósito de orientar la toma de decisiones al establecer áreas donde los gerentes pueden usar su discreción, en tanto que las primeras no permiten discreción en su aplicación.

v  Programas

Estos se traducen como un complejo de actividades específicas a realizarse fijando tiempo y recursos a emplear, por lo regular cuentan con el apoyo de un presupuesto asignado. Pueden ser tan importantes o secundarios.

Este concepto cuenta con complejos de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado.

v  Presupuestos

Este es  el informe de los resultados esperados expresando en términos numéricos. Dado que hacer un presupuesto es evidentemente planear, es el instrumento de planeación fundamental en muchas compañías, ya que las obliga a elaborar por adelantado (para una semana o cinco años) una compilación numérica de los flujos de efectivo, gastos e ingresos, gastos de capital o utilización de mano de obra u horas máquina esperados.

Tomado de:
http://eduvirtual.cuc.edu.co/moodle/pluginfile.php/196841/mod_resource/content/0/Planeacion.pdf